Use Case 07 · Verschlagwortung im DMS
Dokumente automatisch verschlagworten und im DMS ablegen
InsO Automation liest eingehende Dokumente aus, weist Beteiligte, Register und Dokumententitel automatisch zu und legt das Dokument im Dokumentenmanagementsystem Ihrer Kanzlei ab. Abgedeckt sind derzeit Forderungsanmeldungen, Debitoren, Masserechnungen, Kontoauszüge und Quartalsauszüge. Wo etwas zu veranlassen ist, wird zusätzlich eine Einzelaufgabe vergeben.
Das Problem heute
Verschlagwortung ist unbeliebt, zeitintensiv und wird deshalb oft nachlässig erledigt — mit der Folge, dass später gesucht statt gefunden wird. Der Vorgang bestraft Nachlässigkeit zudem verzögert: Wer heute drei Sekunden spart, indem er ein Dokument nur grob einordnet, merkt das erst in einem Jahr, wenn eine Akte übergeben oder ein Vorgang rekonstruiert werden muss. Bis dahin ist niemandem aufgefallen, dass die Aktenqualität langsam nachgelassen hat.
- Jedes Dokument muss einzeln einem Beteiligten, einem Register und einem Titel zugeordnet werden
- Uneinheitliche Benennung erschwert das Wiederfinden über Verfahren hinweg
- Bei hohem Posteingang entsteht ein Rückstand, der die Aktenqualität verschlechtert
Was InsO Automation übernimmt
Das eingehende Dokument wird zunächst klassifiziert — worum handelt es sich überhaupt — und anschließend inhaltlich ausgewertet. Daraus ergeben sich alle Angaben, die für eine saubere Ablage nötig sind:
- Erkennung des Dokumententyps und Vergabe eines aussagekräftigen Dokumententitels
- Zuweisung der beteiligten Personen und Stellen
- Einordnung in das zutreffende Register Ihrer Aktenstruktur
- Ablage im DMS nach Ihren Kanzleikonventionen
- Vergabe einer Einzelaufgabe, wenn zu dem Dokument etwas zu veranlassen ist
Welche Dokumente heute abgedeckt sind
Noch wird nicht der komplette Posteingang automatisch verschlagwortet. Abgedeckt sind derzeit die Dokumentenarten, die in jedem Verfahren in großer Zahl anfallen:
- Forderungsanmeldungen
- Debitoren
- Masserechnungen
- Kontoauszüge
- Quartalsauszüge
Bei Forderungsanmeldungen geht die Zuordnung noch einen Schritt weiter: Das Dokument wird unmittelbar mit dem zugehörigen Eintrag in der Tabelle verknüpft. Wer die Forderung später aufruft, hat das Originalschreiben ohne Umweg daneben — genau die Rückfrage, die sonst eine Suche im DMS auslöst.
Die Einzelaufgabe ist der zweite praktische Unterschied zu einer reinen Ablage. Ein sauber verschlagwortetes Dokument liegt richtig, sagt aber niemandem, dass jemand tätig werden muss. Ist das der Fall, wird die Aufgabe direkt mit vergeben — das Dokument verschwindet damit nicht wortlos in der Akte.
Entscheidend ist außerdem, dass die Systematik Ihre bleibt. Es wird keine neue Registerstruktur eingeführt und kein eigenes Benennungsschema übergestülpt: Die Automatisierung wird auf die Register und Konventionen eingerichtet, nach denen Ihre Kanzlei ohnehin arbeitet. Ein automatisch abgelegtes Dokument soll sich von einem manuell abgelegten nicht unterscheiden lassen. Der Nebeneffekt ist ein gleichmäßiger Standard: Die Qualität hängt nicht mehr davon ab, wie hoch der Posteingang an diesem Tag war oder wer gerade Dienst hatte.
So läuft es ab
- DokumenteneingangDas Dokument kommt in die Verarbeitung — einzeln oder als Stapel aus dem Posteingang.
- Klassifizierung und ExtraktionDer Dokumententyp wird bestimmt, anschließend werden die für die Ablage nötigen Angaben ausgelesen.
- Zuweisung von Titel, Beteiligten und RegisterEin aussagekräftiger Dokumententitel wird vergeben, Beteiligte werden zugeordnet und das Dokument in Ihre Registerstruktur eingeordnet. Bei Forderungsanmeldungen wird es zusätzlich mit dem Tabelleneintrag verknüpft.
- Ablage im DMS und EinzelaufgabeDas Dokument wird nach Ihren Kanzleikonventionen abgelegt. Ist etwas zu veranlassen, entsteht dazu eine Einzelaufgabe — korrigieren lässt sich die Zuordnung im DMS jederzeit.
Kontrolle bleibt bei Ihnen
Das Dokument wird abgelegt, ohne dass jemand die Zuordnung vorher bestätigen muss. Eine Ablage ist auch kein Vorgang, der sich nicht zurücknehmen ließe: Es geht nichts hinaus und es wird nichts entschieden — das Dokument liegt an einer Stelle, und diese Stelle lässt sich im DMS jederzeit ändern, mit den Werkzeugen, die Ihr Team ohnehin nutzt.
Genau das ist der Grund, warum die Verschlagwortung überhaupt etwas bringt: Ein vorgeschalteter Bestätigungsschritt für jedes Dokument wäre die manuelle Verschlagwortung mit einem zusätzlichen Klick. Und wo tatsächlich jemand tätig werden muss, sorgt die Einzelaufgabe dafür, dass das Dokument nicht wortlos in der Akte verschwindet.
Häufige Fragen zur automatischen Verschlagwortung
Funktioniert die automatische Verschlagwortung mit unserem bestehenden DMS?
Die Ablage erfolgt im Dokumentenmanagementsystem Ihrer Kanzlei, nach Ihren bestehenden Registerstrukturen und Benennungskonventionen. Eingespielt ist die Automatisierung auf LEXolution und Winsolvenz, die bei den meisten unserer Kunden im Einsatz sind. Eine Systemumstellung ist nicht vorgesehen; welche Anbindung in Ihrer Umgebung greift, klären wir in der Prozessanalyse.
Welche Dokumente werden bereits automatisch verschlagwortet?
Derzeit Forderungsanmeldungen, Debitoren, Masserechnungen, Kontoauszüge und Quartalsauszüge — also die Dokumentenarten, die in jedem Verfahren in großer Zahl anfallen. Der komplette Posteingang ist damit noch nicht abgedeckt. Bei Forderungsanmeldungen geht die Zuordnung am weitesten: Das Dokument wird zusätzlich direkt mit dem zugehörigen Eintrag in der Tabelle verknüpft.
Nach welchen Kriterien werden Register und Dokumententitel vergeben?
Nach Ihren. Die Automatisierung wird auf die Registerstruktur und die Benennungskonventionen eingerichtet, nach denen Ihre Kanzlei ohnehin arbeitet — es wird kein eigenes Schema übergestülpt. Grundlage der Zuordnung ist der Inhalt des Dokuments: erkannter Dokumententyp, beteiligte Personen und Stellen sowie der Verfahrensbezug. Ein automatisch abgelegtes Dokument soll sich von einem manuell abgelegten nicht unterscheiden.