Use Case 06 · Masseverbindlichkeiten
Masseverbindlichkeiten: Ende-zu-Ende-Freigabeprozess ohne Papier
InsO Automation bildet die Zahlung von Masseverbindlichkeiten vollständig digital ab: Belegdaten werden extrahiert, die Freigabe erfolgt auf der Plattform, und daraus entsteht eine SEPA-Datei, die automatisch im EBICS-Programm abgelegt wird. IBANs werden nicht mehr abgetippt. Jeder Schritt ist mit Person und Zeitpunkt protokolliert.
Das Problem heute
Zahlungsfreigaben laufen in vielen Kanzleien noch über Papierumläufe und manuelle Übertragung in das Banking. Der Beleg geht mit einem Sichtvermerk von Tisch zu Tisch, am Ende tippt jemand die Zahlungsdaten in die Bankingsoftware. Das ist der Vorgang mit dem höchsten unmittelbaren Haftungsrisiko im gesamten Verfahren — und zugleich der am schlechtesten dokumentierte.
- IBANs und Zahlungsdaten werden aus Belegen abgetippt — mit direktem Haftungsrisiko
- Papier-Workflows machen nicht nachvollziehbar, wer wann was freigegeben hat
- Belege müssen für die Schlussrechnung nachträglich zu den Kontoauszügen gesucht werden
Was InsO Automation übernimmt
Der Prozess reicht vom eingehenden Beleg bis zur fertigen Zahlungsdatei — und darüber hinaus bis zur Schlussrechnung, weil Beleg und Kontoauszugsposition dauerhaft miteinander verknüpft bleiben.
- Automatische Extraktion der Zahlungsdaten aus dem Beleg, einschließlich IBAN und Betrag
- Digitaler Freigabeprozess auf der Plattform mit rollenbasierten Rechten
- Lückenloses Protokoll: wer hat wann welche Zahlung freigegeben oder geändert
- Erzeugung der SEPA-Datei und automatische Ablage im EBICS-Programm
- Automatische Verknüpfung von Belegen und Kontoauszugspositionen
- Transparenz über fehlende Belege
- Erstellung eines sortierten Gesamtdokuments mit allen Kontoauszügen und zugehörigen Belegen für die Schlussrechnung — auf einen Klick
Dass die IBAN nicht mehr abgetippt wird, ist dabei nicht nur eine Zeitersparnis: Der Zahlendreher in einer Kontonummer ist der Fehler, der sich am schwersten zurückholen lässt. Die Daten wandern direkt vom Beleg in die SEPA-Datei, ohne dass sie jemand zwischendurch abschreibt.
Anders als bei den Prozessen, die lediglich Daten in die Fachsoftware schreiben, steht die Freigabe hier bewusst vor der Ausführung: Am Ende der Kette entsteht eine Zahlungsdatei, und eine ausgeführte Zahlung lässt sich nicht ohne Weiteres zurückholen. Wo ein Datensatz nachträglich korrigierbar ist, ist eine vorgeschaltete Freigabe verzichtbar — hier ist sie es nicht.
Der zweite Teil des Prozesses wirkt erst am Ende des Verfahrens, ist aber der, der die meiste Arbeit erspart. Weil Beleg und Kontoauszugsposition von Anfang an miteinander verknüpft werden, muss für die Schlussrechnung nichts nachträglich zusammengesucht werden. Fehlende Belege fallen außerdem laufend auf und nicht erst dann, wenn sie niemand mehr beschaffen kann.
So läuft es ab
- Belegeingang und ExtraktionDer Beleg geht ein, die Zahlungsdaten werden ausgelesen — Empfänger, IBAN, Betrag, Verwendungszweck.
- Freigabe durch die berechtigten PersonenDer Vorgang läuft digital auf der Plattform, mit rollenbasierten Rechten. Jede Freigabe und jede Änderung wird mit Person und Zeitpunkt festgehalten.
- Erzeugung der SEPA-DateiAus den freigegebenen Zahlungen entsteht die SEPA-Datei, die automatisch im EBICS-Programm abgelegt wird.
- Verknüpfung mit dem KontoauszugBelege und Kontoauszugspositionen werden laufend zugeordnet; fehlende Belege werden sichtbar gemacht. Für die Schlussrechnung entsteht daraus auf einen Klick ein sortiertes Gesamtdokument.
Kontrolle bleibt bei Ihnen
Die Plattform erzeugt die Zahlungsdatei, führt die Zahlung aber nicht selbst aus. Die Auslösung bleibt im Banking der Kanzlei — die Verfügungsbefugnis über das Anderkonto verlässt Ihr Haus zu keinem Zeitpunkt. Was InsO Automation liefert, ist eine geprüfte und freigegebene SEPA-Datei, nicht eine ausgeführte Überweisung.
Wer freigeben darf, legen Sie über rollenbasierte Rechte fest. Anders als beim Papierumlauf ist hinterher lückenlos dokumentiert, wer wann welche Zahlung freigegeben oder geändert hat — für interne Kontrolle, für die Rechnungslegung und für Rückfragen, die erst Jahre später kommen.
Häufige Fragen zum Freigabeprozess
Führt InsO Automation Zahlungen selbst aus?
Nein. Die Plattform erzeugt die SEPA-Datei und legt sie im EBICS-Programm ab — ausgelöst wird die Zahlung im Banking der Kanzlei. Die Verfügungsbefugnis über das Konto bleibt damit vollständig bei Ihnen. Was automatisiert wird, ist der Weg vom Beleg bis zur freigegebenen Zahlungsdatei, nicht die Ausführung selbst.
Wie entsteht die SEPA-Datei und wie kommt sie ins EBICS-Programm?
Die Zahlungsdaten werden aus dem Beleg extrahiert, einschließlich IBAN und Betrag, und durchlaufen den digitalen Freigabeprozess. Aus den freigegebenen Positionen erzeugt die Plattform die SEPA-Datei und legt sie automatisch im EBICS-Programm ab. Abgetippt wird dabei nichts — der Zahlendreher in einer Kontonummer, der sich am schwersten zurückholen lässt, kann so gar nicht erst entstehen.
Wie hilft die Belegverknüpfung bei der Schlussrechnung?
Belege und Kontoauszugspositionen werden laufend automatisch verknüpft, und fehlende Belege werden sichtbar gemacht, statt erst am Ende aufzufallen. Für die Schlussrechnung entsteht daraus auf einen Klick ein sortiertes Gesamtdokument mit allen Kontoauszügen und den zugehörigen Belegen. Das nachträgliche Zusammensuchen über den gesamten Verfahrenszeitraum entfällt damit.