Use Case 01 · Aktenanlage
Aktenanlage in der Insolvenzverwaltung automatisieren
InsO Automation erkennt eingehende Verfahrensunterlagen automatisch — unabhängig von Verfahrensart und Verfahrensstand, auch bei handschriftlichen Vermerken. Alle wesentlichen Daten und Beteiligten werden extrahiert und über einen Software-Roboter in Ihrer Fachsoftware angelegt, optimiert für Winsolvenz und LEXolution. Prüfen und ergänzen können Sie anschließend direkt dort.
Das Problem heute
Jede neue Akte beginnt mit derselben Abfolge manueller Schritte: Beschluss lesen, Beteiligte heraussuchen, Adressen abtippen, Termine übertragen — und das über mehrere Systeme hinweg. Der Vorgang ist inhaltlich anspruchslos, verlangt aber Sorgfalt, weil jeder Fehler in den Stammdaten sich durch das gesamte Verfahren zieht. Bei steigenden Verfahrenszahlen bindet er genau die Mitarbeiter, die für die eigentliche Verfahrensarbeit gebraucht werden.
- Beteiligtendaten werden aus Beschluss und Anlagen einzeln herausgesucht und abgetippt
- Verfahrensarten und Verfahrensstände unterscheiden sich in Aufbau und Pflichtfeldern
- Fristen und Termine müssen zusätzlich in Kalender und Fristenkontrolle übertragen werden
Was InsO Automation übernimmt
Sie laden die eingegangenen Unterlagen hoch — vollständige Akte, einzelne Dokumente oder Scans. Die Dokumentenverarbeitung klassifiziert zunächst, worum es sich handelt, und liest anschließend die verfahrensrelevanten Angaben aus. Erkannt werden Regelinsolvenzverfahren (IN) und Verbraucherinsolvenzverfahren (IK), vorläufige und eröffnete Verfahren, Nachlassinsolvenzverfahren sowie weitere Verfahrensarten. Auch handschriftliche Angaben werden mitgelesen — gerade bei gerichtlichen Vermerken und Anlagen ist das der Punkt, an dem die reine Texterkennung sonst aussteigt.
Ausgelesen wird alles, was die Akte braucht. Ein Auszug daraus:
- Schuldner mit Anschrift und Kontaktdaten
- Gesetzliche Vertreter und Bevollmächtigte
- Bankverbindungen
- Zuständiges Insolvenzgericht und Aktenzeichen
- Amtsgericht, Finanzamt, Vermieter und weitere Verfahrensbeteiligte
- Wichtige Termine und Fristen
Die Liste ist nicht abschließend — tatsächlich wird deutlich mehr erfasst. Welche Felder Ihre Akte im Einzelnen braucht, richtet sich nach Verfahrensart und nach den Konventionen Ihrer Kanzlei.
Die Eintragung selbst übernimmt ein Software-Roboter direkt in Ihrer Fachsoftware. Er bedient sie so, wie Ihre Mitarbeiter es tun — nach den Konventionen, die bei Ihnen gelten. Eine Systemumstellung ist dafür nicht nötig, und es entsteht keine zweite Datenhaltung neben der Fachsoftware. Auch die Zuordnung zu Referenzadressen folgt Ihrer bestehenden Systematik, sodass die angelegte Akte sich nicht von einer manuell angelegten unterscheidet.
Auf Winsolvenz und LEXolution ist die Automatisierung besonders eingespielt — das sind die Programme, die die meisten unserer Kunden einsetzen und für die wir den Prozess entsprechend optimiert haben.
So läuft es ab
- Eingang der UnterlagenBeschluss, Antrag und Anlagen gehen ein und werden in die Verarbeitung gegeben — als vollständige Akte oder als einzelne Dokumente.
- Extraktion und KlassifizierungVerfahrensart und Verfahrensstand werden bestimmt, anschließend werden Stammdaten, Beteiligte und Termine ausgelesen.
- Eintragung in der FachsoftwareDer Bot legt die Akte mit allen Beteiligten, Terminen und Fristen nach Ihren Kanzleistandards an — vollautomatisch, ohne Zwischenschritt auf Ihrer Seite.
- Prüfen und ergänzen, wenn es Ihnen passtDie Akte steht im gewohnten System und lässt sich dort mit den gewohnten Werkzeugen durchsehen, korrigieren und vervollständigen.
Kontrolle bleibt bei Ihnen
Die Akte wird vollautomatisch angelegt — es gibt bewusst keine vorgeschaltete Freigabe. Das ist kein Kontrollverlust, denn mit der Anlage ist noch nichts geschehen: Es wird nichts versendet, nichts angemeldet, nichts gezahlt. Die Akte liegt schlicht in Ihrer Fachsoftware, und ein auslösendes Ereignis findet dort nicht statt.
Geprüft, korrigiert und ergänzt wird deshalb dort, wo Ihr Team ohnehin arbeitet — mit den gewohnten Werkzeugen und ohne Zeitdruck. Eine zusätzliche Prüfansicht davor würde den Zeitgewinn wieder aufzehren, den die Automatisierung gerade bringt. Die Automatisierung arbeitet zu; was am Ende in der Akte steht, verantwortet der Verwalter.
Häufige Fragen zur automatischen Aktenanlage
Welche Verfahrensarten erkennt die automatische Aktenanlage?
Erkannt werden Regelinsolvenzverfahren (IN) und Verbraucherinsolvenzverfahren (IK) ebenso wie Nachlassinsolvenzverfahren und weitere Verfahrensarten. Unterschieden wird zusätzlich der Verfahrensstand, also vorläufige und eröffnete Verfahren. Die Erkennung stützt sich nicht auf ein festes Formularlayout, sondern auf den Inhalt der Unterlagen — deshalb ist sie unabhängig davon, welches Gericht den Beschluss erlassen hat.
Funktioniert die Aktenanlage auch bei handschriftlichen Unterlagen?
Ja. Handschriftliche Angaben und Vermerke werden mitgelesen, etwa Ergänzungen auf Beschlüssen oder handschriftlich ausgefüllte Anlagen. Genau dort steigt eine reine Texterkennung sonst aus, und die Akte landet wieder auf dem Tisch eines Sachbearbeiters. Was sich im Einzelfall nicht sicher lesen lässt, ergänzen Sie anschließend in der Fachsoftware — an der Stelle, an der Sie ohnehin arbeiten.
Muss ich für die automatische Aktenanlage meine Fachsoftware wechseln?
Nein. Die Eintragung erfolgt über einen Software-Roboter, der Ihre bestehende Fachsoftware genauso bedient wie Ihre Mitarbeiter. Optimiert ist das auf Winsolvenz und LEXolution, die bei den meisten unserer Kunden im Einsatz sind. Es gibt keine Migration, keine Parallelakte und keine zweite Datenhaltung — auch Ihre Kanzleikonventionen bleiben erhalten.