Use Case 02 · Gläubigeranlage
Gläubigeranlage automatisieren — von der Einzelforderung bis zur Liste mit 5.000 Gläubigern
InsO Automation extrahiert Gläubigerdaten aus jeder Quelle: aus umfangreichen Gläubigerlisten des Schuldners, aus handschriftlichen Aufstellungen oder aus einer Vielzahl einzelner Belege. Name, Anschrift, Vertreter, Forderungsgrund und Forderungshöhe werden vollständig erfasst, gegen bestehende Referenzadressen geprüft und über einen Bot in Ihrer Fachsoftware angelegt.
Das Problem heute
Die Gläubigeranlage skaliert schlecht. Bei zwanzig Gläubigern ist sie eine Nebensache, bei mehreren tausend bindet sie qualifizierte Mitarbeiter über Tage — mit einer Arbeit, die keinerlei juristische Bewertung verlangt. Der Aufwand wächst linear mit der Zahl der Gläubiger, die Sorgfaltsanforderung bleibt dabei unverändert hoch, weil jede fehlerhafte Adresse später im Erstanschreiben und in der Tabelle wieder auftaucht.
- Gläubigerlisten kommen in völlig unterschiedlichen Formaten und Qualitäten
- Dubletten und Adressvarianten müssen manuell erkannt und zusammengeführt werden
- Bei Einzelbelegen fällt zusätzlich Sortier- und Zuordnungsarbeit an
Was InsO Automation übernimmt
Die Quelle spielt keine Rolle. Verarbeitet werden strukturierte und unstrukturierte Gläubigerlisten, handschriftliche Aufstellungen sowie Stapel einzelner Belege und Schreiben. Ob die Angaben aus einer sauber geführten Tabelle des Steuerberaters stammen oder aus einem Ordner mit Mahnungen und Rechnungen, ändert am Ergebnis nichts — es ändert nur, wie viel Vorarbeit auf Ihrer Seite entfällt.
Je Gläubiger werden diese Daten extrahiert:
- Name und vollständige Anschrift
- Vertreter oder Bevollmächtigter
- Forderungsgrund
- Forderungshöhe
Bestehende Adressen und Referenzadressbestände werden dabei berücksichtigt. Ein Gläubiger, der in Ihrer Fachsoftware bereits geführt wird, wird kein zweites Mal angelegt, sondern der vorhandenen Adresse zugeordnet. Schreibvarianten desselben Unternehmens — mit und ohne Rechtsform, mit abweichender Straßenschreibweise — werden zusammengeführt, statt als getrennte Gläubiger stehen zu bleiben. Die Datenerfassung folgt dabei den Konventionen, die in Ihrer Kanzlei ohnehin gelten.
Angelegt wird direkt in Ihrer Fachsoftware — auf Winsolvenz und LEXolution ist die Automatisierung besonders eingespielt — und zwar ohne Zwischenschritt. Bei fünftausend Gläubigern wäre eine vorgeschaltete Prüfansicht auch keine Kontrolle, sondern nur wieder Erfassungsarbeit in anderer Form — der Zeitgewinn wäre dahin. Auch bei sehr großen Verfahren ändert sich am Vorgehen deshalb nichts: Eine Liste mit 5.000 Gläubigern durchläuft dieselben Schritte wie ein einzelner Beleg.
So läuft es ab
- Übergabe der Liste oder BelegeSie spielen die Gläubigerliste des Schuldners ein oder laden die einzelnen Belege hoch — auch als gemischter Stapel.
- Extraktion und NormalisierungName, Anschrift, Vertreter, Forderungsgrund und Forderungshöhe werden ausgelesen und in eine einheitliche Schreibweise gebracht.
- Abgleich mit bestehenden und ReferenzadressenVorhandene Gläubiger werden erkannt und zugeordnet, Dubletten und Schreibvarianten zusammengeführt.
- Anlage durch den BotDie Gläubiger werden direkt in Ihrer Fachsoftware angelegt — vollautomatisch, ohne Zwischenschritt auf Ihrer Seite.
- Prüfen und korrigieren im gewohnten SystemDas Gläubigerverzeichnis steht in Ihrer Fachsoftware und lässt sich dort jederzeit durchsehen und anpassen.
Kontrolle bleibt bei Ihnen
Gerade bei großen Gläubigerzahlen ist die entscheidende Frage nicht, ob Sie vorher freigeben, sondern ob Sie hinterher noch etwas ändern können. Genau das ist der Fall: Die Gläubiger werden direkt angelegt, und mit der Anlage allein passiert nichts weiter — es geht kein Schreiben hinaus und es wird nichts festgestellt. Ein auslösendes Ereignis findet in der Fachsoftware nicht statt.
Das Verzeichnis lässt sich deshalb in aller Ruhe durchsehen, ergänzen und korrigieren, dort wo Ihr Team ohnehin arbeitet. Eine Prüfansicht für fünftausend Datensätze wäre keine echte Kontrolle, sondern die Erfassungsarbeit noch einmal — nur mit anderem Namen. Verantwortlich für den Inhalt des Gläubigerverzeichnisses bleibt der Verwalter.
Häufige Fragen zur automatischen Gläubigeranlage
Wie viele Gläubiger kann InsO Automation in einem Verfahren anlegen?
Es gibt keine praktische Obergrenze. Listen mit mehreren tausend Gläubigern durchlaufen dieselben Schritte wie eine einzelne Forderung; der Aufwand auf Ihrer Seite steigt dabei nicht mit. Genau in umfangreichen Verfahren lohnt sich der Prozess am deutlichsten, weil dort sonst qualifizierte Mitarbeiter über Tage mit reiner Erfassungsarbeit gebunden sind.
Werden bestehende Gläubigeradressen berücksichtigt oder alles neu angelegt?
Bestehende Adressen und Ihre Referenzadressbestände werden vor der Anlage abgeglichen. Ein bereits geführter Gläubiger wird der vorhandenen Adresse zugeordnet statt doppelt angelegt. Auch Schreibvarianten desselben Unternehmens werden erkannt und zusammengeführt. Das ist einer der Punkte, an denen sich der Abgleich gegen einen gepflegten Referenzbestand auszahlt: Er verhindert die Dubletten, die sich später nur mühsam wieder auflösen lassen.
Funktioniert die Gläubigeranlage auch aus einzelnen Belegen statt einer Liste?
Ja. Neben strukturierten und unstrukturierten Listen werden auch Stapel einzelner Belege und Schreiben verarbeitet, ebenso handschriftliche Aufstellungen. Die Belege müssen dafür weder vorsortiert noch einheitlich sein. Die Zuordnung, welcher Beleg zu welchem Gläubiger gehört, übernimmt die Verarbeitung — die sonst anfallende Sortierarbeit entfällt damit.